ניהול ויעוץ עסקי
פרופיל   שרותים   קרנות ומימון   מאמרים   פגישת היכרות 

ניהול נכון של דיוני עבודה

דן אייגלס | M.S.c יועץ עסקי מערכתי

רבים מאיתנו מעורבים בצורה זו או אחרת בדיונים. מה שקורה בדיון הוא תהליך של חילופי מסרים. מיד עולה שאלה לגבי התועלת והיעלות של חילופי המסרים האלה. התשובה לשאלה זו מורכבת במקצת ובכך נדון בהמשך.

התועלת של הדיון תלויה במידת השגת מטרותיו. יעילותו של הדיון תלויה בזמן ובמאמצים המוקדשים להשגת מטרותיו. מכאן נגזרת שאלה נוספת והיא מהן מטרותיו של הדיון. דיונים מתחלקים לשני סוגים עיקריים: דיוני עדכון ומעקב ודיוני קבלת החלטות. דיוני עדכון ומעקב הם מפגשים בהם המשתתפים מעבירים מידע עבודתי אחד לשני, שואלים שאלות הבהרה ומגבשים יחד תמונה שלמה יותר. דיוני קבלת החלטות בנויים משני חלקים. בחלק הראשון מתקיים דיון עדכון ומעקב ואילו בחלק השני מתקבלות החלטות על סמך תפוקות החלק הראשון.

לפני הצגת ההמלצות לקיומם של דיונים יעילים, הבה נתבונן בטעויות נפוצות בשגרת הדיונים שנהוגה במקומות רבים. בהזדמנות זאת גם נראה לאילו טעויות יש השפעה על היעילות (י) ולאילו על התועלת (ת) שבדיון.

תיאור טעות
י
ת
כל דיון הוא חירום - כאן ועכשיו. הבעיה היא בהפרעה לפעילויות אחרות שמופסקות לצורך ההשתתפות בדיון, בקושי לכנס את כל הנוגעים בדבר ובקושי לתת זמן מספיק למשתתפים להכין עצמם לאותו דיון.
X
X
נושא הדיון מוגדר באופן כללי. למשל: "גלגלי שיניים". הבעיה היא בכך שכל משתתף מפתח ציפייה לתכני ומטרות דיון לפי מיטב הבנתו, הערכתו ותפיסתו. בעת המפגש קבוצת הדיון אינה מגובשת תפיסתית, קיים פער ציפיות ונוצר מתח מיותר.
X
X
הנקודות לדיון מוגדרות באופן מעורפל. המצב דומה לזה המתואר בטעות השנייה אבל הוא פחות קריטי. למשל, אם הנושא הוא "ייעול תהלך אספקת גלגלי שיניים", הגדרת הנקודות לדיון כ"לוגיסטיקה", "טכנולוגיה", עבודת אדם", "מכונות" תשאיר את המזומנים לדיון במבוכה ואי-בהירות
X
X
חוסר הגדרת המטרות והתפוקות. למשתתפים לא ברור אילו מטרות אמור הדיון להשיג ומה התפוקות המצופות.
X
X
לוח זמנים . הזמן המוקצב לדיון ולכל נושא אינו מוגדר או אינו מוקצב באופן ריאלי. לכן נוצר דחק, לפעמים לא מספיקים להציג או להתייחס לכל שנחוץ.
X
קטיעת רצף המחשבה. משתתף מסוים מפתח רעיון ואז מישהו קוטע אותו. הקטיעה יכולה להיות באמצעות הערה ארוכה מדי או באמצעות העלאת סוגיה אחרת לדיון שמסיטה את תשומת הלב של הפורום.
X
X
שרבוב נימה אישית. הדגש מועבר מהפן הנושאי לפן האישי. מי שמותקף ברמה האישית נאלץ להיכנס לעמדת התגוננות. ההיבט הענייני מוקרב לטובת עסקי כבוד, מעמד ויוקרה והאווירה הופכת לאווירה של חיפוש אשמים.
X
סתימת פיות. משתתף זה או אחר, לרב הבכיר שבחבורה, אוסר על הבעת דעות מסוימות. נוצרת אווירה של מורא והמשתתפים מנסים לרצות את הדמות הדומיננטית בהשמעת מה שאותה דמות רוצה לשמוע גם אם דעות הדובר שונות.
X
אנרכיה. כל אחד מדבר על מה שנראה לו כמעניין, גם אם דבריו אינם קשורים לנושא הדיון. אולי זה מפגש חברתי נעים, זה וודאי לא מקדם את מטרות הדיון ואינו תורם להשגת התפוקות הרצויות.
X
X
היעדר רישום פרוטוקול. בהיעדר פרוטוקול, הנקודות שהועלו לדיון וההחלטות שהתקבלו אינן מתועדות. עם הזמן דברים מסוימים ישכחו ואי-הבנות, אם היו כאלה, יונצחו.
X
אי-הפצת פרוטוקול. גם אם נרשם פרוטוקול, הוא מתויק במקום זה או אחר אבל עותקיו אינם מופצים לכל הנוגעים בדבר. כמקודם, מי שלא קיבלו עותקי הפרוטוקול יישכחו את שעלה בדיון והוחלט ואם נפלו אי-הבנות הן יונצחו.
X
פרוטוקול מעורפל. הדברים הרשומים בפרוטוקול מעורפלים, ניתנים לפרשנויות מרובות ולכן כל אחד יכול להבינם בדרך הנראית לו. כתוצאה מכך מה שיקרה בהמשך לדיון הוא לא בהכרח מה שסוכם בו.
X
היעדר מעקב. לאחר הדיון איש אינו מוודא שמה שסוכם או הוחלט בא לידי ביטוי מעשי בשטח.
X

מתוך הרשימה הזו קל להסיק מה נכון לעשות וכיצד ניתן להימנע מהטעויות הללו. כדי למקד את הצגת הדברים, נוח לחלק את חייו של דיון לשלושה שלבים:
1. הכנה
2. קיום
3. ישום

בשלב ההכנה יש להכין "מצע לדיון" ולהפיצו לכל המוזמנים. כמובן אפשר להפיצו לידיעת גורמים נוספים לפי הצורך והעניין. במצע לדיון, בנוסף לשמות המוזמנים יש לכלול:
" נושא הדיון - יש להגדיר נושא זה בצורה אשר מייצגת ומתחמת היטב את העניין המרכזי שעולה לדיון.
" ציון מקום, תאריך, שעת תחילת ושעת סיום הדיון. את עיתוי ומקום הדיון יש לתאם מראש עם המוזמנים לדיון ולוודא שכולם יכולים ליטול חלק בדיון.
" סוג הדיון וכוונותיו - יש לציין אם מדובר בדיון מעקב או עדכון או לחלופין אם מדובר בדיון לקבלת החלטות.
" מטרות הדיון - רשימה ברורה של תפוקות שהדיון אמור לייצר. אם הדיון הוא דיון מעקב/עדכון יש לפרט מה טיב המעקב/העדכון ובאילו נושאי משנה. אם הדיון הוא דיון החלטות יש לפרט אילו החלטות מבקשים לקבל ובאילו נושאי משנה.
" לפי הצורך יש לקבוע את שמו של מנהל הדיון.
" אם מדובר בכמות גדולה של סוגיות, יש לפרט עבור כל אחת מהן את הזמן המוקצב ואת שמו של מי שמציג אותה.
" במידת הצורך יש לצרף למצע לדיון נספחים ובהם חומר רקע לדיון.
" לאחר הפצת המצע לדיון יש לוודא שכל הנמענים קיבלו את העותק המיועד להם ומאשררים את השתתפותם.

בשלב קיום הדיון
" מומלץ לדאוג לכיבוד קל, בעיקר שתייה קלה בימים חמים ושתייה חמה בימים קרים.
" חשוב מאד להשרות אווירה נינוחה של שיתוף פעולה ותכליתיות.
" יש להיצמד לרשום במצע לדיון הן מבחינת לוח זמנים והן מבחינת תכנים.
" אסור לסתום פיות, אסור לקטוע דבירם של דובר שמתבטא לגופו של עניין גם אם אמירותיו בתוכנן אינן נעימות. מצד שני יש למנוע לאלתר, אמנם בנימוס, כל סטייה לפסים אישיים וכל סטייה מתכני הדיון. מותרות שאלות הבהרה קצרות לדובר (אם דבר מה לא הובן למשל). אגב, בדיחות בודדות וקצרות הקשורות בנושאים שנדונים מבורכות כל זמן שאין בהן משום פגיעה.
" לפי הצורך והנסיבות יש לאפשר כמה סבבי שאלות ותשובות בכל סוגיה, אבל את זאת צריך לעשות באופן מסודר כשבכל פעם נשמע דובר אחד בלבד.
" מי מבין המשתתפים צריך לרשום את עיקרי הדברים שעולים בפורום.
" בדיון החלטות יש להכין רשימת החלטות כך שכל החלטה מנוסחת באופן חד ומלוות בלוח זמנים, נקבע לה אחראי ביצוע ומסומנים על-ידה אמצעים מיוחדים שמוקצים ליישומה אם כאלה שנדרשים.
" בתום הדיון מומלץ להקריא למשתתפים את הפרוטוקול או לפחות את ההחלטות כך שאם נפלו אי-הבנות או דבר מה אינו ברור ניתן יהא לתקן זאת בו במקום.
" בסיום הדיון ראוי שמנהלו יודה למשתתפים - מעולם הנימוס לא גרם נזק לאיש.
" מוקדם ככל האפשר לאחר סיום הדיון יש להפיץ את הפרוטוקול לפחות לכל מי שנכללו ברשימת התפוצה של המצע לדיון.
" ניתן לצרף לסיכום הדיון נספחים ובהם חומר שהוצג בדיון, דוגמת מקראות שקפים, דו"חות כספיים וכד'.

בשלב היישום
" כל מי שמופקד על ביצוע מטלה לפי המסוכם חייב לוודא כי אכן המטלה מבוצעת. מטלה שאינה מבוצעת כמתוכנן תדווח לפחות למנהל הדיון ולממונה הישיר של מי שמופקד על ביצועה.
" מנהל הדיון והממונה על מי שמופקד על ביצוע המטלה ינקטו בצעדים המתבקשים לגבי מטלה שאינה מבוצעת כפי שהוחלט בדיון.

אולי יש מי שבנקודה זו יראו בהמלצות הנ"ל מערכת כבדה, ביורוקרטית שיתכן כי מתאימה לארגונים גדולים בלבד ולדיונים רבי-משתתפים בנושאים מרכזיים. לאמתו של דבר לא אלה הם פני העניין. ראשית, ישנם מגוון דיונים שמתקיימים בשגרה או אמורים להתקיים בשגרה. דוגמאות לכך הם דיוני תוכניות עבודה ותקציב תקופתיים, דיוני קידום עובדים, דיוני סקירת פעילות תקופתית ועוד. לאלה ניתן לקבוע מראש לוח זמנים שנתי ובדרך-כלל גם רשימת המשתתפים בהם פחות או יותר קבועה. שנית צריך להבדיל בין שיחה לדיון. שיחה היא עניין הרבה פחות פורמאלי ומצומצם משתתפים מאשר דיון. שלישית, גם אם מדובר בדיון בין שני משתתפים, דוגמת דיון משימות אישיות של עובד במקום בו נהוג ניהול לפי יעדים, הטכניקה המוצעת חיונית ומשתלמת.

מסתבר שגם במקרה של ניהול נכון של דיוני עבודה, מצד אחד הגודל אינו קובע ומצד שני אף שניתן להציע מודל אי-אפשר להגיש על מגש של כסף פתרון בית-ספר לכל דבר ועניין.



ת.ד. 121 מושב חמד 50295 | טלפון: 1599-590-555