ניהול ויעוץ עסקי
פרופיל   שרותים   קרנות ומימון   מאמרים   פגישת היכרות 

תפקיד המזכירה בארגון

עבודת צוות טובה היא תנאי הכרחי להצלחה של העסק והיא רלוונטית לכל העובדים בארגון. אחד מהצוותים החשובים והרגישים בארגון הוא הצוות - מנהל-מזכירה.
עבודת צוות נכונה ויעילה של המנהל-מזכירה משפיעה ומקרינה על אופן הניהול של כל העסק. אולם מתברר כי מה שנראה לכאורה מובן מאליו אינו פשוט כלל ועיקר.
מנהלים רבים בוחרים מזכירה עפ"י קריטריונים די קבועים:
ידע ונסיון בהדפסה
שליטה בשפות
ידע בהנהלת חשבונות
הכרת המחשב
ועוד תכונות דומות

ברם התכונה החשובה ביותר הנדרשת למזכירה היא היכולת שלה "לנצח על תזמורת".
ידוע, כי תזמורת אינה יכולה לנגן בהרמוניה ללא מנצח.
הוא זה שקובע את הקצב והעוצמה, הוא זה שמתאם את עבודת הצוות..
תפקיד המזכירה בארגון חופף במידה רבה לתפקיד המנצח בתזמורת.
מי שניחנה ביכולת לתת את הקצב בארגון, ליצור את ההרמוניה בין העובדים והיחידות השונות תורמת תרומה מרכזית לאיכות הניהול. כל שאר התכונות חשובות אולם במידה פחותה.

ובאשר לעבודת הצוות מנהל-מזכירה בעסקים רבים בהם קיים להלכה הצוות מנהל-מזכירה מתפקד בפועל אחד מהדברים הבאים:
מנהל + "מנהלת"
מזכירה ו"עוזרת מזכירה"
סוד ההצלחה הוא בהגדרה חדה וברורה מי עושה מה. מוטב להקדיש מלכתחילה זמן ומאמץ להגדרת תפקידים של המנהל והמזכירה ולדבוק בהם. כך מתגבשת עבודת צוות יעילה.

תנאי הכרחי הוא בהכרה של המנהל כי למזכירה מגוון מטלות מלבד הצורך לשמור על זמנו של המנהל. בצוע חלק מהמטלות מצריך רכוז וסביבה "סטרילית" ועל המנהל לאפשר למזכירה "חלון של זמן" קבוע לבצוע מטלות אלה.
עבודת צוות היא הידיעה הברורה של בעל תפקיד בצוות מה בתחום עשייתו והתיאום המוחלט בין כל חלקי הצוות. התיאום בין המנהל והמזכירה צריך לאפשר לכל אחד מהם לבצע את משימותיו מבלי לשבש את הפעילות של השני.


ולסיכום מספר כללי זהב:

המזכירה היא חלק חשוב ומרכזי בניהול העסק ובתפעול השוטף שלו.

הגדרת תפקידים היא מרכיב חיוני בהצלחה של המזכירה בבצוע תפקידה

הזמן של המנהל הוא יקר, וחשוב לנהל אותו כראוי. אותו הכלל נוהג גם לגבי המזכירה.

המנהל והמזכירה פועלים כמו טייס ונווט. לכל אחד מהם תפקיד אחר אולם התיאום המושלם ביניהם הוא הנותן תוצאות.

מומלץ לקיים ישיבת תיאום שבועית בין המנהל והמזכירה בה יש לדון בכל הנושאים שאף פעם אין להם זמן יום-יום.



ת.ד. 121 מושב חמד 50295 | טלפון: 1599-590-555